For at Stiftelsestilsynet skal kunne ta stilling til om vilkårene for omdanning er til stede, må endringene være begrunnet. Begrunnelsen bør fremgå av styreprotokollen. Ta gjerne for dere endringene i hver enkelt bestemmelse i gjeldende vedtekter og de nye vedtektene, og sett det skjematisk opp. Begrunn under hvert enkelt punkt hvorfor dere søker vedtektsendring.
Det stilles ikke like strenge krav til begrunnelse for mindre vesentlige endringer (§ 46 andre ledd) som for endring av formål eller andre vesentlige bestemmelser (§ 46 første ledd jf. § 47 første ledd).
Styremedlem eller daglig leder som ikke er enig i styrets beslutning, kan kreve sin oppfatning innført i protokollen. Alle styremedlemmer som har deltatt i styrebehandlingen, skal underskrive styreprotokollen.