I søknaden må styret begrunne hvorfor endringene er gjort. Begrunnelsen må være knyttet til minst et av vilkårene i stiftelsesloven § 46 første eller andre ledd. I tillegg kreves:
- Signert styreprotokoll. Det må gå klart fram av styrevedtaket hvilke endringer som gjøres, og hvorfor. Protokollen må være signert av alle medlemmene som har deltatt i behandlingen.
- Uttalelse fra oppretteren eller oppretters nærstående, samt andre som blir berørt av endringen, jf. stiftelsesloven § 49. Det er tilstrekkelig at styret dokumenterer at oppretter eller andre som blir berørt har fått mulighet til å uttale seg. Dersom det ikke er mulig å hente inn uttalelse, skal stiftelsen forklare hvorfor.
- Nye, reviderte vedtekter må være daterte. Vedtektene kan gjerne være signerte, men dette er ikke et absolutt krav etter loven.